Wer ist der richtige Ansprechpartner?
Für alle Fragen, die in Zusammenhang mit dem Projekt auftreten,
ist grundsätzlich die Regionale Koordinierungsstelle des Partners
bzw. die des Lead-Partners zu kontaktieren. |
Kann
ein Projekt nach der Genehmigung verändert werden?
Sollten während der Projektlaufzeit Änderungen hinsichtlich
Inhalt und Struktur des Projektes erforderlich sein, ist unverzüglich
die Lead-Partner-RK davon in Kenntnis zu setzen. Diese wird sämtliche
Möglichkeiten prüfen und den Lead-Partner über die
weitere Vorgehensweise informieren. |
Ist eine
Kostenverschiebung zwischen Projektteilnehmern möglich?
Sollten sich die kalkulierten Kosten zwischen den Projektteilen so
verschieben, dass sich auch die EFRE-Mittelanteile verändern,
ist dies grundsätzlich nicht zulässig. In begründeten
Ausnahmefällen, in denen der Projektteilnehmer die zusätzlichen
Kosten durch eine detaillierte Beschreibung der Mehrleistungen nachweist,
ist eine Zustimmung denkbar. |
Wie sind
angefallene Kosten nachzuweisen?
Sämtliche Belege und Abrechnungsunterlagen müssen dem Förderempfänger
eindeutig zuordenbar sein, auf seinen Namen lauten und im Projektdurchführungszeitraum
angefallen sein. Es werden nur tatsächlich getätigte Zahlungen
anerkannt. Im Falle von unbaren Leistungen ist ein Nachweis durch
transparente und aussagekräftige Belege und Aufzeichnungen erforderlich.
Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren und im Dokument „Ausgabennachweis“
aufzulisten. |
Wie sind
Personalkosten nachzuweisen?
Personalkosten sind durch die Vorlage von monatlichen Stundenlisten,
Lohnverrechnungsunterlagen und den jeweiligen Arbeitsverträgen
nachzuweisen. Bei Personen, die nur teilweise im Projekt mitarbeiten,
ist auch das gesamte Jahreslohnkonto vorzulegen; aus der Gesamtarbeitszeit
kann der anzuwendende Stundensatz ermittelt werden. |
Wie sind
Reisekosten nachzuweisen?
Für die Abrechnung von projektbezogenen Reisen sind die gängigen
Vorlagen für Reisekostenabrechnungen sowie die zugehörigen
Nachweise (Einladungen, Teilnehmerlisten, etc.) und Originalbelege
beizubringen. |
Können
Gemeinkosten geltend gemacht werden?
Gemeinkosten sind jeweils nur dann förderfähig, wenn sie
als Echtkosten nachgewiesen werden können. |
Ist die
Verrechnung von Verpflegungskosten zulässig?
Bewirtungskosten für Treffen zwischen Projektteilnehmern sind
grundsätzlich nicht förderfähig; fallen diese Kosten
bei öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen an, können
sie angeführt werden. Ebenfalls nicht abgerechnet werden können
Verpflegungskosten für Personen, die eine unbare Leistung erbringen. |
Wie wird der Stundensatz berechnet?
Grundsätzlich ergibt sich der Stundensatz aus den produktiven Stunden dividiert durch die Personalkosten (Jahreslohnkonto). |
Wer muss
eine Abrechnung erstellen?
Grundsätzlich hat jeder Projektteilnehmer eine Abrechnung für
seinen Projektteil vorzulegen. Sollten bei einer Abrechnung keine
Kosten verrechnet werden können, ist eine Leermeldung abzugeben. |
Wie und
wo wird eine Abrechnung eingereicht?
Der Ausgabennachweis für die einzelnen Projektteile ist zusammen
mit den Originalbelegen, allfälligen Stundenlisten und Reisekostenabrechnungen
sowie dem Projektbericht bei der zuständigen Regionalen Koordinierungsstelle
einzureichen. Nach erfolgter Prüfung ergeht die sog. Prüfbestätigung
gemeinsam mit dem Projektbericht an den Lead-Partner. Dieser verfasst
den Bericht für das Gesamtprojekt und reicht diesen zusammen
mit den Prüfbestätigungen und den Berichten über die
Projektteile bei der Lead-Partner-RK ein. |
Muss auch abgerechnet werden, wenn keine Kosten angefallen sind?
Hat ein Projektteilnehmer im Abrechnungszeitraum „x" keine Ausgaben und somit keine Kosten abzurechnen, so ist eine Nullmeldung abzugeben. Dies bedeutet, dass die Vorlage eines Ausgabennachweises (Summenblatt) – ggf. mit erfolgten Einnahmen – und eines inhaltlichen Fortschrittsberichts verpflichtend sind. Handelt es sich lediglich um einen strategischen Partner (= keine EFRE-Mittel lt. Antrag), so ist dieser im Rahmen der Zwischenabrechnungen nicht verpflichtet einen Ausgabennachweis und einen inhaltlichen Fortschrittsbericht vorzulegen. |
Können
Abrechnungstermine verschoben werden?
Grundsätzlich sind die Abrechnungstermine gemäß EFRE-Vertrag
einzuhalten. Sollte ein Projektteilnehmer zu diesem Zeitpunkt nicht
abrechnen können oder wollen, ist eine weitere Einreichmöglichkeit
erst beim nächsten Abrechnungstermin gegeben. |
Was ist
ein Projektbericht?
Jeder Projektteilnehmer ist dazu verpflichtet, in regelmäßigen
Abständen über den Fortschritt in seinem Projektteil zu
berichten. Diese Teilberichte fasst der Lead-Partner zu einem Bericht
für das Gesamtprojekt zusammen. Neben dem Bericht zur inhaltlichen
Umsetzung ist für das Gesamtprojekt auch ein Bericht über
die finanzielle Umsetzung erforderlich. Mustervorlagen dazu befinden
sich auf der Programm-Homepage unter „Dokumente“. |
Wann
ist ein Projektbericht anzufertigen?
Bei jeder Zwischen- sowie Schlussabrechnung muss jeder Projektteilnehmer
über seinen Projektteil berichten, unabhängig davon, ob
Kosten verrechnet werden oder nicht. Auf dieser Grundlage erstellt
der Lead-Partner einen zusammenfassenden Bericht für das Gesamtprojekt.
Mustervorlagen dazu befinden sich auf der Programm-Homepage unter
„Dokumente“. |
Wann
werden EU-Mittel ausbezahlt?
EU-Mittel sind als Refundierung von tatsächlich angefallenen
Kosten zu verstehen und können somit erst ausbezahlt werden,
wenn die Ausgaben bereits getätigt worden sind. Im EFRE-Vertrag
wurden dafür sog. Abrechnungstermine festgelegt, zu denen diese
Ausgaben vorzulegen sind. |
Was muss im Schlussbericht enthalten sein?
Gemäß EFRE-Fördervertrag ist der Lead-Partner verpflichtet, bei der Endabrechnung einen Schlussbericht über das Gesamtprojekt zu verfassen, der Informationen über den gesamten Projektdurchführungszeitraum enthält. Die Berichte der einzelnen Projektteilnehmer hingegen umfassen nur den letzten Abrechnungszeitraum. |
An wen
werden die EU-Mittel ausbezahlt?
Die Auszahlung der EU-Mittel erfolgt auf das Konto des Lead-Partners,
welcher für die Weiterleitung der Teilbeträge an den/die
Projektpartner verantwortlich ist. |
Muss ein angebotenes Skonto in Anspruch genommen werden?
Im Sinne der sparsamen Mittelverwendung ist ein Skonto anzunehmen. Wenn der Projektträger das Skonto nicht in Anspruch nimmt (wegen verspäteter Zahlung der Rechnung) ist der Skontobetrag nicht förderfähig. |
Auf wen muss die Rechnung ausgestellt sein?
Projektträger und Rechnungsempfänger müssen ident sein; Rechnungen, die auf einen Dritten ausgestellt sind, können nicht zur Abrechnung vorgelegt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die zwar auf den Projektträger lauten, aber nicht von ihm bezahlt wurden. |
Besteht ein Zusammenhang zwischen Projektlaufzeit und der Anerkennung von Zahlungsbelegen?
Als frühest mögliches Datum für den Projektbeginn gilt das Datum der ersten finalen Antragseinreichung; dieses ist im EFRE-Fördervertrag definiert. Kosten, die vor dem vereinbarten Projektbeginn anfallen, sind grundsätzlich nicht förderfähig. Einzige Ausnahme sind sog. Vorbereitungskosten. Die Rechtsgrundlage der Ausgaben muss innerhalb des angeführten Durchführungszeitraumes entstanden sein. |
Was sind Vorbereitungskosten?
Laut den Gemeinsamen Förderfähigkeitsregeln können Vorbereitungskosten ausschließlich Reisekosten, Personalkosten sowie Kosten für zwingend erforderliche externe Sach- und Dienstleistungen umfassen. Diese dürfen eine Summe von max. 5% der Gesamtkosten nicht überschreiten. Diese sind vom Projektpartner bei der ersten Abrechnung vorzulegen, können jedoch erst bei der Endabrechnung tatsächlich berücksichtigt werden. |
Sind elektronische Belege zulässig?
Grundsätzlich sind elektronische Belege zulässig, der Projektteilnehmer muss jedoch sicherstellen, dass ein manipulationssicherer Vermerk zu den einzelnen Belegen im System eingetragen wird. Dies ersetzt die formale Entwertung der Belege durch die FLC. |