FAQs zur Projektabwicklung und -abrechnung
Im Rahmen der Projektabwicklung können sich immer wieder Fragen und Unklarheiten ergeben. Wir haben versucht, die am häufigsten gestellten Fragen nachfolgend zu beantworten.
Wer ist der richtige Ansprechpartner?
Für alle Fragen, die in Zusammenhang mit dem Projekt auftreten, ist grundsätzlich die Regionale Koordinierungsstelle des Partners bzw. die des Lead-Partners zu kontaktieren.
Kann ein Projekt nach der Genehmigung verändert werden?
Sollten während der Projektlaufzeit Änderungen hinsichtlich Inhalt und Struktur des Projektes erforderlich sein, ist unverzüglich die Lead-Partner-RK davon in Kenntnis zu setzen. Diese wird sämtliche Möglichkeiten prüfen und den Lead-Partner über die weitere Vorgehensweise informieren.
Ist eine Kostenverschiebung zwischen Projektteilnehmern möglich?
Sollten sich die kalkulierten Kosten zwischen den Projektteilen so verschieben, dass sich auch die EFRE-Mittelanteile verändern, ist dies grundsätzlich nicht zulässig. In begründeten Ausnahmefällen, in denen der Projektteilnehmer die zusätzlichen Kosten durch eine detaillierte Beschreibung der Mehrleistungen nachweist, ist eine Zustimmung denkbar.
Wie sind angefallene Kosten nachzuweisen?
Sämtliche Belege und Abrechnungsunterlagen müssen dem Förderempfänger eindeutig zuordenbar sein, auf seinen Namen lauten und im Projektdurchführungszeitraum angefallen sein. Es werden nur tatsächlich getätigte Zahlungen anerkannt. Im Falle von unbaren Leistungen ist ein Nachweis durch transparente und aussagekräftige Belege und Aufzeichnungen erforderlich. Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren und im Dokument „Ausgabennachweis“ aufzulisten.
Wie sind Personalkosten nachzuweisen?
Personalkosten sind durch die Vorlage von monatlichen Stundenlisten, Lohnverrechnungsunterlagen und den jeweiligen Arbeitsverträgen nachzuweisen. Bei Personen, die nur teilweise im Projekt mitarbeiten, ist auch das gesamte Jahreslohnkonto vorzulegen; aus der Gesamtarbeitszeit kann der anzuwendende Stundensatz ermittelt werden.
Wie sind Reisekosten nachzuweisen?
Für die Abrechnung von projektbezogenen Reisen sind die gängigen Vorlagen für Reisekostenabrechnungen sowie die zugehörigen Nachweise (Einladungen, Teilnehmerlisten, etc.) und Originalbelege beizubringen.
Können Gemeinkosten geltend gemacht werden?
Gemeinkosten sind jeweils nur dann förderfähig, wenn sie als Echtkosten nachgewiesen werden können.
Ist die Verrechnung von Verpflegungskosten zulässig?
Bewirtungskosten für Treffen zwischen Projektteilnehmern sind grundsätzlich nicht förderfähig; fallen diese Kosten bei öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen an, können sie angeführt werden. Ebenfalls nicht abgerechnet werden können Verpflegungskosten für Personen, die eine unbare Leistung erbringen.
Wie wird der Stundensatz berechnet?
Grundsätzlich ergibt sich der Stundensatz aus den produktiven Stunden dividiert durch die Personalkosten (Jahreslohnkonto).
Wer muss eine Abrechnung erstellen?
Grundsätzlich hat jeder Projektteilnehmer eine Abrechnung für seinen Projektteil vorzulegen. Sollten bei einer Abrechnung keine Kosten verrechnet werden können, ist eine Leermeldung abzugeben.
Wie und wo wird eine Abrechnung eingereicht?
Der Ausgabennachweis für die einzelnen Projektteile ist zusammen mit den Originalbelegen, allfälligen Stundenlisten und Reisekostenabrechnungen sowie dem Projektbericht bei der zuständigen Regionalen Koordinierungsstelle einzureichen. Nach erfolgter Prüfung ergeht die sog. Prüfbestätigung gemeinsam mit dem Projektbericht an den Lead-Partner. Dieser verfasst den Bericht für das Gesamtprojekt und reicht diesen zusammen mit den Prüfbestätigungen und den Berichten über die Projektteile bei der Lead-Partner-RK ein.

Muss auch abgerechnet werden, wenn keine Kosten angefallen sind?
Hat ein Projektteilnehmer im Abrechnungszeitraum „x" keine Ausgaben und somit keine Kosten abzurechnen, so ist eine Nullmeldung abzugeben. Dies bedeutet, dass die Vorlage eines Ausgabennachweises (Summenblatt) – ggf. mit erfolgten Einnahmen – und eines inhaltlichen Fortschrittsberichts verpflichtend sind. Handelt es sich lediglich um einen strategischen Partner (= keine EFRE-Mittel lt. Antrag), so ist dieser im Rahmen der Zwischenabrechnungen nicht verpflichtet einen Ausgabennachweis und einen inhaltlichen Fortschrittsbericht vorzulegen.
Können Abrechnungstermine verschoben werden?
Grundsätzlich sind die Abrechnungstermine gemäß EFRE-Vertrag einzuhalten. Sollte ein Projektteilnehmer zu diesem Zeitpunkt nicht abrechnen können oder wollen, ist eine weitere Einreichmöglichkeit erst beim nächsten Abrechnungstermin gegeben.
Was ist ein Projektbericht?
Jeder Projektteilnehmer ist dazu verpflichtet, in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt in seinem Projektteil zu berichten. Diese Teilberichte fasst der Lead-Partner zu einem Bericht für das Gesamtprojekt zusammen. Neben dem Bericht zur inhaltlichen Umsetzung ist für das Gesamtprojekt auch ein Bericht über die finanzielle Umsetzung erforderlich. Mustervorlagen dazu befinden sich auf der Programm-Homepage unter „Dokumente“.
Wann ist ein Projektbericht anzufertigen?
Bei jeder Zwischen- sowie Schlussabrechnung muss jeder Projektteilnehmer über seinen Projektteil berichten, unabhängig davon, ob Kosten verrechnet werden oder nicht. Auf dieser Grundlage erstellt der Lead-Partner einen zusammenfassenden Bericht für das Gesamtprojekt. Mustervorlagen dazu befinden sich auf der Programm-Homepage unter „Dokumente“.
Wann werden EU-Mittel ausbezahlt?
EU-Mittel sind als Refundierung von tatsächlich angefallenen Kosten zu verstehen und können somit erst ausbezahlt werden, wenn die Ausgaben bereits getätigt worden sind. Im EFRE-Vertrag wurden dafür sog. Abrechnungstermine festgelegt, zu denen diese Ausgaben vorzulegen sind.

Was muss im Schlussbericht enthalten sein?
Gemäß EFRE-Fördervertrag ist der Lead-Partner verpflichtet, bei der Endabrechnung einen Schlussbericht über das Gesamtprojekt zu verfassen, der Informationen über den gesamten Projektdurchführungszeitraum enthält. Die Berichte der einzelnen Projektteilnehmer hingegen umfassen nur den letzten Abrechnungszeitraum.
An wen werden die EU-Mittel ausbezahlt?
Die Auszahlung der EU-Mittel erfolgt auf das Konto des Lead-Partners, welcher für die Weiterleitung der Teilbeträge an den/die Projektpartner verantwortlich ist.
Muss ein angebotenes Skonto in Anspruch genommen werden?
Im Sinne der sparsamen Mittelverwendung ist ein Skonto anzunehmen. Wenn der Projektträger das Skonto nicht in Anspruch nimmt (wegen verspäteter Zahlung der Rechnung) ist der Skontobetrag nicht förderfähig.
Auf wen muss die Rechnung ausgestellt sein?
Projektträger und Rechnungsempfänger müssen ident sein; Rechnungen, die auf einen Dritten ausgestellt sind, können nicht zur Abrechnung vorgelegt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die zwar auf den Projektträger lauten, aber nicht von ihm bezahlt wurden.
Besteht ein Zusammenhang zwischen Projektlaufzeit und der Anerkennung von Zahlungsbelegen?
Als frühest mögliches Datum für den Projektbeginn gilt das Datum der ersten finalen Antragseinreichung; dieses ist im EFRE-Fördervertrag definiert. Kosten, die vor dem vereinbarten Projektbeginn anfallen, sind grundsätzlich nicht förderfähig. Einzige Ausnahme sind sog. Vorbereitungskosten. Die Rechtsgrundlage der Ausgaben muss innerhalb des angeführten Durchführungszeitraumes entstanden sein.
Was sind Vorbereitungskosten?
Laut den Gemeinsamen Förderfähigkeitsregeln können Vorbereitungskosten ausschließlich Reisekosten, Personalkosten sowie Kosten für zwingend erforderliche externe Sach- und Dienstleistungen umfassen. Diese dürfen eine Summe von max. 5% der Gesamtkosten nicht überschreiten. Diese sind vom Projektpartner bei der ersten Abrechnung vorzulegen, können jedoch erst bei der Endabrechnung tatsächlich berücksichtigt werden.
Sind elektronische Belege zulässig?
Grundsätzlich sind elektronische Belege zulässig, der Projektteilnehmer muss jedoch sicherstellen, dass ein manipulationssicherer Vermerk zu den einzelnen Belegen im System eingetragen wird. Dies ersetzt die formale Entwertung der Belege durch die FLC.
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