Berichtslegung und Abrechnung

Am Ende jeder Berichtsperiode müssen alle Projektpartner (bei Großprojekten) bzw. der Leadpartner (bei Mittel-, Klein- und p2p-Projekten) über den Projektfortschritt und z.T. über die angefallenen Ausgaben berichten und entsprechende Nachweise digital hochladen. Die Länge der Berichtsperiode(n) sowie die Berichtslegungsfristen (jeweils 1 Monat nach Ende der Berichtsperiode) sind für alle Projekte im EFRE-Fördervertrag festgehalten.
Erst nach erfolgter Berichterstattung kann die Überprüfung erfolgen und die Auszahlung veranlasst werden. Die Berichterstattung erfolgt dabei wie die Antragstellung über das Monitoringsystem Jems (mit Ausnahme der analogen Vorgehensweise bei p2p-Projekten).

Berichtslegung bei Großprojekten

Bitte beachten Sie, dass bei Großprojekten von allen Projektpartnern (inkl. Lead-Partner) für jede Berichtsperiode (idR jeweils 12 Monate) ein Partnerbericht im Jems zu erstellen ist. Der Partnerbericht untergliedert sich in (A) inhaltliche Angaben zur Projektumsetzung auf Partnerebene und in einen (B) finanziellen Bericht zum Nachweis der angefallenen Ausgaben.
Für die Auszahlung der EFRE-Fördermittel erfolgt zusätzlich durch den Lead-Partner die Erstellung eines Gesamtberichts basierend auf den einzelnen Partnerberichten. Dieser stellt insbesondere die Erreichung der Projektziele und -aktivitäten sowie die Beiträge zu den Indikatoren dar.

Berichtslegung bei Mittelprojekten

Anders als bei Großprojekten ist bei Mittelprojekten ein gesamthafter Partnerbericht für jede Berichtsperiode (idR jeweils 12 Monate) von allen Partner, die Kosten abrechnen (idR nur der Lead-Partner) ausreichend. Dieser umfasst einen inhaltlichen Teil über den gesamthaften Projektfortschritt und einen Ausgabennachweis (mit entsprechenden Anhängen als Nachweise für die tatsächlich entstandenen Kosten). Zusätzlich muss das Beiblatt C1.1 erreichte Themenschwerpunkte & Indikatoren der zugehörigen EUREGIO-Strategie eingereicht werden, worin über die Erreichung der Indikatoren berichtet wird. Die Berichtslegung zur Abrechnung erfolgt gleich wie bei Großprojekten digital im Jems.

Berichtslegung bei Kleinprojekten

Bei Kleinprojekten ist ebenfalls ein gesamthafter Partnerbericht inkl. Beilagen (d.h. Beiblatt C1.1 erreichte Themenschwerpunkte & Indikatoren und Beiblatt B1.7 erreichte Meilensteine & Nachweise sowie Nachweisunterlagen zu den Meilensteinen) für die Berichtsperiode (idR nur 1) vom Lead-Partner ausreichend. Die Berichtslegung zur Abrechnung erfolgt gleich wie bei Großprojekten digital im Jems.

Da Kleinprojekte ausschließlich als Pauschalbeträge – basierend auf sog. Meilensteinen – abgerechnet werden und die Kosten bereits im Rahmen der Antragsprüfung plausibilisiert werden müssen, wird bei der Projektabrechnung lediglich eine inhaltliche Prüfung auf Basis der vertraglich definierten Meilensteine und Nachweise durchgeführt. Demnach sind bei der Abrechnung keine Belege über die tatsächlich entstandenen Aufwände vorzulegen.

Berichtslegung bei p2p-Projekten

Wie die Antragstellung, erfolgt bei p2p-Projekten auch die Berichtslegung/Abrechnung mit einem analogen Projektbericht. Darin müssen die Projektergebnisse, die Erreichung der Indikatoren und sogenannter vertraglich festgelegter Meilensteine kurz dargelegt werden und mit entsprechenden, vorab festgelegten Nachweisen dokumentiert werden. Die Abrechnungsunterlagen werden durch den Lead-Partner in Zusammenarbeit mit der zuständigen Euregio zum Berichtslegungsdatum bei der Kontrollstelle eingereicht.  Alle anfallenden Kosten wurden bereits im Rahmen der Antragstellung auf deren Plausibilität geprüft. Belege, als Nachweise für die tatsächlich angefallenen Kosten, müssen daher bei der Abrechnung nicht erneut vorgelegt werden.