FAQs zur Projektumsetzung

Wenn das Personal nicht wie geplant zur Verfügung steht, können die budgetierten Personalkosten von anderen Personen geleistet werden. Dazu kann es auch zu Änderungen bei den Leistungsgruppen kommen. Das Formblatt Personalkosten ist erneut auszufüllen und inkl. der geforderten Beilagen bei der zuständigen Regionalen Koordinierungsstelle einzureichen. Diese bestätigt die ordnungsgemäße Einstufung des Personals in die Leistungsgruppen.

Ja. Der Umfang der Tätigkeit im Projekt muss den geplanten Tätigkeiten entsprechen. Sind personalintensive Tätigkeiten beispielsweise erst im späteren Projektverlauf geplant kann eine Person mit weniger Projektstunden beginnen und später mehr Stunden leisten. In Summe können nur die Personalkosten abgerechnet werden, die budgetiert wurden.
Beispiel: Im Kostenplan ist vorgesehen eine Mitarbeiterin mit 20h/Woche anzustellen. Sie soll zu Beginn des
Projektes für 10h/Woche angestellt werden und gegen Ende des Projektes 30h/Woche für das Projekt arbeiten. Im Durchschnitt über die gesamte Projektlaufzeit arbeitet sie 20h/Woche.

Die organisationsinternen Systeme zur Stunden- und Leistungsaufzeichnung sind zu verwenden. Für die
Abrechnungskontrolle muss ersichtlich sein wie viele Stunden tatsächlich für das betreffende Projekt geleistet wurden. Falls in einem weiteren öffentlich geförderten Projekt Personalkosten verrechnet werden, muss auch dieser Stundenaufwand dokumentiert werden.
Nur falls es kein hausinternes System zur Stundenaufzeichnung gibt, kann die Vorlage des Förderprogrammes zur Stundenaufzeichnung herangezogen werden. Die Stundenaufzeichnung muss für die Projektlaufzeit die gesamte Arbeitszeit umfassen (nicht nur das geförderte Projekt).

Die organisationsinternen Regeln des Projektpartners behalten ihre Gültigkeit. Das Personal kann bereits vor
Projektbeginn angestellt werden (zur Einarbeitung, Vorbereitungsarbeiten, etc.). Es können jedoch ausschließlich jene Personalkosten geltend gemacht werden, die während der Projektlaufzeit angefallen sind. Die Regeln zur Zusätzlichkeit der Personalkosten sind zu beachten (vgl. Regeln für die Förderfähigkeit 2. (3)).

Auch wenn bei der Abrechnungskontrolle keine Belege und dergleichen geprüft werden sind nationale
Bestimmungen (z.B. Vergaberecht), organisationsinterne Vorschriften und die Förderfähigkeitsregeln des
Förderprogrammes zu beachten. Bei einer Second Level Control kann die Einhaltung überprüft werden. Wichtig sind in dem Zusammenhang u.a. die Zuordenbarkeit der Kosten zum Projekt (z.B. über Kostenstellen im organisationsinternen Buchhaltungssystem) und eine korrekte Auftragsvergabe.